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Source de l'article - revue Le Point en admistration de la santé et des services sociaux, septembre 2024.
La fluidité hospitalière, ou la capacité des établissements de santé à gérer efficacement le flux des patients, est un enjeu crucial pour le système de santé et services sociaux du Québec. Les établissements sont confrontés à plusieurs défis croissants, notamment en raison de l’augmentation des maladies chroniques, du vieillissement de la population et des contraintes budgétaires. Les patients dits « NSA », pour Niveau de soins alternatif, sont une considération de premier ordre dans l’amélioration de la fluidité hospitalière. Ces usagers sont considérés comme n’ayant plus besoin du plateau technique hospitalier. Cependant, l’organisation de leur congé peut comporter des complexités et exiger une fine coordination entre les professionnels en milieu hospitalier afin de leur permettre d’accéder au milieu de soins le mieux adapté à leur condition.
La littérature démontre aussi que plus un usager passe du temps en milieu hospitalier, plus les impacts seront grands pour lui. L’hospitalisation prolongée augmente effectivement les risques de déconditionnement physique et cognitif, le risque de maladie nosocomiale et peut avoir un impact social et psychologique [1].
Dans ce contexte, et considérant l’avènement du projet ministériel des suivis des séjours et de planification précoce et conjointe du congé (SSPPCC), le CISSS de la Montérégie-Ouest a rapidement identifié le besoin de se doter d’une plateforme de communication interprofessionnelle facile d’utilisation, rapide à implanter et permettant de suivre en direct l’évolution de l’état des usagers tout en suscitant une adhésion et une compréhension collective de toutes les parties prenantes. Cette plateforme devait en parallèle favoriser la collecte d’informations fiables et en temps réel pour permettre aux gestionnaires d’être agiles dans leurs actions. La conciliation de ces différents besoins nécessitait un partenaire conscient des réalités propres au système de la santé et des services sociaux.
De ce constat est né le partenariat entre le CISSSMO et l’entreprise DAZZM. Sachant que celle-ci arrive à créer des solutions en toute agilité grâce à sa plateforme sans code, des gestionnaires et professionnels y ont vu là une opportunité de leur partager leur savoir-faire pour bénéficier d’une technologie qui permet de développer une solution à vitesse grand V. En moins de 6 mois, nous avons ensemble mis en place et déployé une solution adaptée à nos besoins, en fonction de nos processus et de notre vision. Ce co-développement a impliqué des professionnels de l’établissement et des experts technologiques qui ont travaillé ensemble à identifier les principaux défis en matière de fluidité hospitalière et ainsi, développé un outil clinico-administratif permettant de les surmonter.
La solution Fluidité Hospitalière a ainsi été conçue avec une compréhension approfondie des opérations hospitalières quotidiennes. Les échanges directs avec des utilisateurs, c'est-à-dire le personnel soignant et administratif du CISSSMO, ont été intégrés tout au long du processus de développement, favorisant une approche d’amélioration continue qui s’inspire des « Kata d’amélioration continue ». Cela a permis que la solution réponde non seulement aux besoins opérationnels et stratégiques, mais qu'elle soit également intuitive et facile à utiliser pour les équipes sur le terrain. L’utilité de la solution étant directement dépendante de son adoption à grande échelle, cette adhésion par le personnel soignant et administratif a été d’une importance toute particulière tout au long du processus de développement.
Les premiers résultats de la mise en place de la solution Fluidité Hospitalière au CISSSMO sont très prometteurs. Après seulement deux ans d’utilisation, les gestionnaires constatent plusieurs bénéfices concrets. L’adhésion à la plateforme est maintenant largement répandue. Les intervenants ne sont plus sollicités plusieurs fois pour la même question, car tous accèdent à l’information via la plateforme en temps réel. L’outil améliore grandement la communication entre les services intra et extra hospitaliers, facilitant l’identification des acteurs clés dans le parcours des usagers. On observe également un meilleur suivi des durées moyennes de séjour (DMS) et des actions en cours. Pour les personnes responsables de la fluidité au CISSSMO, cet outil est devenu indispensable, offrant une vue instantanée du plan pour chaque usager et permettant de mobiliser les bonnes personnes pour planifier efficacement les congés. Enfin, cette solution communique en temps réel avec la solution clinico-administrative Octopus NSA (niveau de soins alternatifs) pour une synchronisation instantanée.
Le partenariat que le CISSSMO a initié avec DAZZM représente ainsi une avancée pour les établissements de santé et des services sociaux du Québec. En combinant l’expertise technologique du partenaire d’affaires et nos connaissances pratiques des opérations hospitalières, nous avons bénéficié d’une solution sur mesure qui améliore la gestion des flux de nos patients en nous donnant accès à des données en temps réel, en optimisant les ressources et en enrichissant l'expérience de ceux-ci. Cette alliance est un exemple qui illustre bien comment l'innovation collaborative peut répondre aux défis complexes du système de santé contemporain et offrir des solutions durables et efficaces.
Exergue : En combinant l’expertise technologique du partenaire d’affaires et nos connaissances pratiques des opérations hospitalières, nous avons bénéficié d’une solution sur mesure qui améliore la gestion des flux de nos patients en nous donnant accès à des données en temps réel, en optimisant les ressources et enrichissant l'expérience de ceux-ci.
[1] Sager, M. A., &Rudberg, M. A. (1998). Functional decline associated with hospitalization foracute illness. Clinics in Geriatric Medicine, 14(4), 669-679.
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